Gruppo V e B è uno dei principali attori nella vendita al dettaglio e nella distribuzione di bevande in Francia, con operazioni multisito e team che coprono finanza, IT, marketing, catena di fornitura, prodotto, risorse umane, servizio clienti e vendite. L’adozione di Asana è stata guidata dall’amministratore delegato, Antoine Porcher, e strutturata attorno a esperti e campioni interni per garantire un’adozione efficace a tutti i livelli.
La sfida: flussi di lavoro frammentati e mancanza di visibilità
Prima di Asana, il gruppo ha dovuto affrontare diverse difficoltà operative:
- Processi manuali e frammentati tra servizi, rallentando il coordinamento e limitando l’efficienza.
- Monitoraggio manuale dei file e bassa tracciabilità, aumentando il rischio di ritardi ed errori.
- Flussi di lavoro limitati all’ambito di un servizio, rallentando la collaborazione tra i servizi e non garantendo qualità ed efficienza.
L’obiettivo principale era migliorare il coordinamento tra i servizi, standardizzare i flussi di lavoro, ottimizzare l’organizzazione individuale e aumentare la qualità complessiva del servizio.
Soluzione e strategia: governance e formazione per un'adozione di successo
i.DO ha supportato V e B nell’implementazione di un’adozione strutturata di Asana, combinando governance, ottimizzazione del flusso di lavoro e formazione:
L’approccio interno di VandB:
- Analisi delle pratiche esistenti e identificazione dei casi d’uso critici.
- Creazione di esperti interni e la creazione di un comitato di governance Asana.
- Codificazione delle “regole d’oro” per uso standardizzato.
Ruolo di i.DO:
- Formazione strutturata a due livelli per campioni e utenti finali.
- Supporto del comitato definire le migliori pratiche e monitorarne l’adozione.
- Supporto nell’implementazione e ottimizzazione di flussi di lavoro standardizzati in tutti i servizi.
Funzionalità principali e integrazioni:
- Assegnazione standardizzata compiti e monitoraggio del progetto.
- Collaborazione centralizzata e visibilità per tutte le squadre.
- Supervisione e supporto continui tramite il comitato Asana e campioni interni.
Esempio: un canale di comunicazione creato direttamente in Asana e gestito dal Comitato Asana per condividere le migliori pratiche:
Esempio: La funzionalità Objective per integrare e condividere il progetto aziendale e il monitoraggio delle roadmap per reparto:
Esempio: monitoraggio degli indicatori di prestazione aziendale per il monitoraggio dai report
Il progetto di adozione ha è durato 8 mesi, compresa la formazione, l’ottimizzazione dei flussi di lavoro e l’istituzione del comitato.
“i.DO ci ha permesso di trasformare un’adozione difficile in un progetto strutturante ed entusiasmante per l’intera azienda.” — Céline Lebreton
Risultati
L’impatto è stato immediato e visibile:
- Impegno della squadra: Dopo la formazione, i dipendenti hanno acquisito maggiore sicurezza e lo strumento è stato adottato in modo uniforme.
- Collaborazione e visibilità: Flussi di lavoro standardizzati e progetti centralizzati hanno migliorato la comunicazione e il coordinamento tra i dipartimenti, fornendo ai manager e ai team una migliore visibilità.
- Efficienza operativa: La riduzione del monitoraggio manuale e delle comunicazioni sparse ha consentito di liberare tempo per attività a maggior valore aggiunto.
- Governance e scalabilità: Il comitato Asana e le regole d’oro garantiscono un’adozione coerente e pratiche sostenibili per il futuro.
Visione futura: l’intelligenza artificiale al servizio della produttività manifatturiera
L’integrazione di ASANA con i team V e B con cui interagisco ha abilitato principalmente diverse azioni:
- Una nuova strutturazione dei nostri metodi di lavoro e la standardizzazione delle pratiche lavorative. Abbiamo creato numerosi portfolio e progetti congiunti con diversi collaboratori;
- Migliore interazione tra diversi servizi con una comunicazione più fluida e centralizzata. Troviamo più facilmente informazioni basate su argomenti diversi, soprattutto in assenza di un collaboratore;
- Una migliore visione d’insieme del monitoraggio delle attività quotidiane o meno e quindi l’efficienza nella produttività.
A seguito dei vari momenti formativi in piccoli gruppi con I.Do, che sono stati molto ricchi, abbiamo potuto condividere insieme le migliori pratiche. Abbiamo potuto discutere le nostre problematiche aziendali per adattarci al meglio ai nostri diversi servizi.
La formazione ci ha permesso di acquisire competenze aggiuntive che abbiamo potuto condividere con il resto dei nostri team, ciascuno al proprio livello, a seconda delle persone che sono più o meno avanzate nell’uso di ASANA. L’effetto ragnatela permette di trasmettere la conoscenza a tutti.
Sento anche l’entusiasmo di tutti perché come rappresentante ASANA vengo contattato da diversi dipartimenti che cercano nuove strutture tramite ASANA per una migliore efficienza e gestione dei loro compiti.
Anche se occorre ancora mettere in atto nuove abitudini, ASANA rimane uno strumento pratico nel nostro lavoro quotidiano grazie alla centralizzazione e strutturazione delle informazioni.
Marie-Ange Brault Domingo, Responsabile amministrativa degli acquisti
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Da quando lavoro in V AND B, il team delle risorse umane ha lavorato molto con Asana, ma questo è stato notevolmente rafforzato dalla formazione IDO dello scorso giugno.
Personalmente, Asana è diventata la mia dashboard quotidiana. Mi consente di garantire le mie attività ricorrenti in modo da non perdere nulla e di gestire tutti i miei progetti di formazione con una visione chiara delle scadenze e dei risultati finali. Mi permette anche di raggiungere alcuni dei miei indicatori di formazione.
A livello del dipartimento Risorse umane, Asana è uno strumento essenziale per centralizzare i nostri scambi. Lo usiamo per monitorare tutti i nostri incontri e tutti i nostri progetti interfunzionali. Ogni membro del team ha accesso allo stesso livello di informazioni in tempo reale e interagiamo direttamente all’interno delle attività, il che riduce significativamente il volume di e-mail/chat interne. A proposito di email, abbiamo collegato Asana alle nostre rispettive caselle di posta, il che ci permette di filtrare le email e reindirizzarle alla persona giusta sotto forma di attività. È molto pratico!
Infine, ciò che rende forte il nostro utilizzo attuale è che siamo andati oltre la semplice “gestione dei progetti”. Asana è oggi uno strumento di comunicazione grazie all’utilizzo della modulistica (richieste HR, reporting PSR, schede informative per i nuovi assunti). E questo è solo l’inizio, perché abbiamo ancora molti aspetti di Asana che non sfruttiamo ancora appieno (AI, creazione di indicatori, ecc.).
