Da 70 a 320 utenti: la rivoluzione nella gestione del lavoro da parte di un leader mondiale nel settore industriale
La sfida: orchestrare la performance di un gruppo manifatturiero internazionale
MOTUL, leader mondiale nei lubrificanti ad alte prestazioni presente in più di 30 paesi, ha dovuto affrontare un’importante sfida di gestione del lavoro: come ottimizzare la collaborazione di oltre 20 team IT sparsi in tutto il mondo migliorando al tempo stesso l’efficienza operativa per soddisfare le crescenti esigenze delle professioni?
“La nostra sfida principale era abbattere i silos tra team, siti e funzioni. Avevamo bisogno di uno strumento semplice, intuitivo e trasversale, capace di sostenere le nostre ambizioni su scala globale“, spiegare Nadège Baubant, PMO di MOTUL.
I problemi individuati:
Lato IT:
- Mancanza di strutturazione delle richieste in arrivo dalle professioni
- Mancanza di una chiara definizione delle priorità a fronte di troppi progetti simultanei
- Difficoltà di collaborazione tra i team SAP e l’infrastruttura
- Urgente necessità di visibilità trasversale su risorse e attività
Lato organizzativo:
- Silos organizzativi che ostacolano la collaborazione tra i team
- Processo di monitoraggio del progetto non standardizzato
- Mancanza di governance nella gestione dei portafogli di progetti
La soluzione: un approccio che unisce la consulenza sulla gestione del lavoro i.DO e lo strumento Asana
Di fronte alle sue complesse sfide, MOTUL ha avviato un processo di trasformazione digitale avviato dal team IT, in vista di una migliore governance eottimizzazione del flusso di lavoro. L’obiettivo era chiaro: istituire a piattaforma di gestione del lavoro capace di sostenere le ambizioni del gruppo su scala internazionale.
Perché Asana?
Dopo aver valutato MS Project (troppo tecnico) e Azur DevOps (poco orientato alla gestione interfunzionale), il team MOTUL ha scelto Asana per la sua facilità di adozione:
- Strumento intuitivo accessibile anche senza formazione iniziale
- Adatto a tutti i tipi di progetti: da quelli semplici a quelli più complessi
- Caratteristiche principali: portafogli, automazioni, modelli riutilizzabili
Supporto i.DO: la chiave del successo
MOTUL ha capito subito che il successo di questa trasformazione richiedeva il supporto di esperti. L’azienda si è rivolta a specialisti della gestione del lavoro per strutturare l’implementazione e garantire un’adozione efficace da parte di tutti i team.
Manilo Manassero, Responsabile consegne, Motul testimonia:
“Supporto i.DO è stato decisivo. I loro esperti ci hanno aiutato a strutturare la nostra trasformazione con risposte concrete laddove non vedevamo immediatamente le soluzioni.“
La strategia di adozione messa in atto si è basata su un approccio progressista e pragmatico. Il team ha scelto deliberatamente di non imporre fin dall’inizio una gestione rigorosa del progetto, preferendo lasciare che i team si assumessero la proprietà dello strumento in modo indipendente. Una rete di key user con un forte coinvolgimento del management e un messaggio chiaro: “Se il progetto non è in Asana, non esiste”. Per supportare questo incremento di competenze, sono stati organizzati webinar mensili di 30 minuti attorno a temi concreti, integrati da sessioni formative mirate su automazione e best practice.
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Il risultato: una trasformazione digitale che migliora la produttività manifatturiera
Un’adozione eccezionale
L’impatto di questa automazione del flusso di lavoro si è rivelato ben oltre le aspettative iniziali. In pochi mesi, MOTUL ha assistito a un’adozione eccezionale del suo nuovo piattaforma di gestione del lavoro, passando da un progetto pilota con 70 persone agli oltre 320 utenti attivi di oggi, con una crescita di oltre il 357%.
Questa espansione non si è limitata ai team IT iniziali: i dipartimenti Marketing e Comunicazione si sono subito uniti al processo, riconoscendo la necessità di strutturare i propri processi aziendali.
Guadagni operativi concreti
Dalla parte diefficienza operativa, i benefici si sono concretizzati nella vita quotidiana delle équipe. L’istituzione di a pianificazione automatizzata della capacità ha rivoluzionato la gestione delle priorità IT.
Il Change Control Board, un processo fondamentale per la gestione dei cambiamenti, è diventato più efficiente con un triage e un’analisi più rapidi e strutturati delle richieste in arrivo. Il processo decisionale è stato accelerato grazie alla centralizzazione delle funzionalità in un unico strumento, consentendo in particolare di elaborare i commenti direttamente nei compiti interessati.
L’intelligenza artificiale al servizio della gestione del lavoro
Anche l’intelligenza artificiale ha trovato il suo posto in questa trasformazione. MOTUL ha adottato rapidamente le capacità diIA per l’automazione del flusso di lavoro per automatizzare la generazione degli aggiornamenti di stato. L’analisi AI ora sintetizza automaticamente i dati del progetto per fornire informazioni sul suo stato, identificare i rischi ed estrarre informazioni chiave dal reporting.
Il risultato è sorprendente: una scheda di progetto completa generata in meno di 30 secondi, rappresentando un notevole risparmio di tempo per le squadre.
I manager e il management hanno particolarmente apprezzato la visualizzazione del portfolio che consente loro di seguire a colpo d’occhio lo stato di tutti i progetti. Questa visibilità interfunzionale ha notevolmente migliorato il coordinamento tra i team, in particolare tra i team Infrastruttura e Applicazioni.
Come riassunto Nadège Baubant : “Lo strumento ha chiaramente consentito di abbattere i silos e migliorare le funzionalità trasversali. Abbiamo guadagnato in tempo, collaborazione, trasparenza e responsabilità.“
Migliore produttività per tutti i team
I guadagni di produttività sono tangibili e misurabili. Riferisce a noi uno dei collaboratori un guadagno di 6 ore settimanali grazie a flussi di lavoro ottimizzati. Gli attributi della valutazione interna una valutazione di 4 su 5 per il miglioramento complessivo della produttività nella gestione del progetto. La significativa riduzione degli scambi di posta elettronica, sostituiti dalla comunicazione centralizzata nelle attività, ha inoltre contribuito a snellire le interazioni quotidiane.
Impatto aziendale: miglioramento delle prestazioni produttive attraverso la gestione del lavoro
“Lo strumento ha chiaramente consentito di abbattere i silos e migliorare le funzionalità trasversali. Abbiamo guadagnato in tempo, collaborazione, trasparenza e responsabilità“, riepilogo Nadège Baubant.
I vantaggi di questa trasformazione digitale:
- Eccellenza operativa: standardizzazione delle pratiche all’interno del gruppo
- Collaborazione rafforzata: fine dei silos operativi
- Processo decisionale accelerato: visibilità in tempo reale su tutti i progetti
- Governance strutturata: processi standardizzati e gestione più semplice
Visione futura: l’intelligenza artificiale al servizio della produttività manifatturiera
Manilo Manassero – Delivery Manager, Motul – condivide la sua visione: “L’intelligenza artificiale è una potente leva di ottimizzazione, ma la sua integrazione deve essere guidata da una chiara esigenza aziendale. Stavamo testando flussi di lavoro intelligenti arricchiti dall’intelligenza artificiale automatizzare attività a basso valore aggiunto.“
Passaggi successivi:
- Estensione a tutti i contributori del progetto
- Ottimizzazione del ROI delle licenze Asana
- Integrazione mirata dell’intelligenza artificiale per i processi aziendali
