De 70 à 320 utilisateurs : la révolution work management d’un leader mondial dans le secteur industriel
Le défi : orchestrer la performance d’un groupe international manufacturing
MOTUL, leader mondial des lubrifiants haute performance présent dans plus de 30 pays, faisait face à un enjeu majeur de gestion du travail : comment optimiser la collaboration de plus de 20 équipes IT réparties dans le monde tout en améliorant l’efficacité opérationnelle pour répondre aux besoins croissants des métiers ?
“Notre principal défi était de casser les silos entre équipes, sites et fonctions. Nous avions besoin d’un outil simple, intuitif et transversal, capable de soutenir nos ambitions à l’échelle globale”, explique Nadège Baubant, PMO chez MOTUL.
Les problématiques identifiées :
Côté IT :
- Manque de structuration des demandes entrantes des métiers
- Absence de priorisation claire face à trop de projets simultanés
- Difficultés de collaboration entre équipes SAP et infrastructure
- Besoin urgent de visibilité transverse sur les ressources et activités
Côté organisation :
- Silos organisationnels freinant la collaboration inter-équipes
- Processus de suivi des projets non uniformisés
- Manque de gouvernance dans le pilotage des portefeuilles projets
La solution : une approche combinant du conseil en work management i.DO et l’outil Asana
Face à ses enjeux complexes, MOTUL a lancé une démarche de transformation digitale initiée par l’équipe IT, dans une logique de meilleure gouvernance et d’optimisation de workflow. L’objectif était clair : mettre en place une plateforme de gestion du travail capable de supporter les ambitions du groupe à l’échelle internationale.
Pourquoi Asana ?
Après avoir évalué MS Project (trop technique) et Azur DevOps (peu orienté gestion transverse), l’équipe MOTUL a choisi Asana pour sa simplicité d’adoption :
- Outil intuitif accessible même sans formation initiale
- Adapté à tous types de projets : du simple au plus complexe
- Fonctionnalités clés : portefeuilles, automatisations, modèles réutilisables
L’accompagnement i.DO : la clé du succès
Rapidement, MOTUL a compris que le succès de cette transformation nécessitait un accompagnement expert. L’entreprise a fait appel à des spécialistes du work management pour structurer le déploiement et assurer une adoption efficace par toutes les équipes.
Manilo Manassero, Delivery Manager, Motul témoigne :
“L’accompagnement i.DO a été déterminant. Leurs experts nous ont aidés à structurer notre transformation avec des réponses concrètes là où nous ne voyions pas immédiatement les solutions.”
La stratégie d’adoption mise en place reposait sur une approche progressive et pragmatique. L’équipe a délibérément choisi de ne pas imposer une gestion de projet stricte dès le début, préférant laisser les équipes s’approprier l’outil de manière autonome. Un réseau de key users avec une implication forte du management et un message clair : « Si le projet n’est pas dans Asana, il n’existe pas ». Pour accompagner cette montée en compétences, des webinaires mensuels de 30 minutes ont été organisés autour de thématiques concrètes, complétés par des sessions de formation ciblées sur l’automatisation et les bonnes pratiques.
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Les résultats : une transformation digitale qui améliore la productivité manufacturing
Une adoption exceptionnelle
L’impact de cette automatisation des workflows s’est révélé bien au-delà des espérances initiales. En quelques mois, MOTUL a assisté à une adoption exceptionnelle de sa nouvelle plateforme de work management, passant d’un pilote avec 70 personnes à plus de 320 utilisateurs actifs aujourd’hui, soit une croissance de plus de 357%.
Cette expansion ne s’est pas limitée aux équipes IT initiales : les départements Marketing et Communication ont rapidement rejoint la démarche, reconnaissant le besoin de structurer leurs processus métier.
Des gains opérationnels concrets
Du côté de l’efficacité opérationnelle, les bénéfices se sont matérialisés concrètement dans le quotidien des équipes. La mise en place d’un capacity planning automatisé a révolutionné la gestion des priorités IT.
Le Change Control Board, processus critique pour la gestion des modifications, est devenu plus efficace avec un tri et une analyse des demandes entrantes plus rapides et structurées. La prise de décision s’est accélérée grâce à la centralisation des fonctionnalités dans un outil unique, permettant notamment de traiter les commentaires directement dans les tâches concernées.
L’intelligence artificielle au service du work management
L’intelligence artificielle a également trouvé sa place dans cette transformation. MOTUL a rapidement adopté les capacités d’IA pour l’automatisation des workflows pour automatiser la génération des Status Updates. L’IA analyse synthétise désormais automatiquement les données du projet pour informer sur son statut, identifier les risques et extraire les informations clés du reporting.
Le résultat est saisissant : une fiche projet complète générée en moins de 30 secondes, représentant un gain de temps considérable pour les équipes.
Les managers et la direction ont particulièrement apprécié la vue portefeuille qui leur permet de suivre les statuts de tous les projets en un coup d’œil. Cette visibilité transverse a considérablement amélioré la coordination inter-équipes, notamment entre les équipes Infrastructure et Applications.
Comme le résume Nadège Baubant : “L’outil a clairement permis de casser les silos et d’améliorer la transversalité. Nous avons gagné en temps, en collaboration, en transparence et en responsabilisation.”
Une meilleure productivité pour l’ensemble des équipes
Les gains de productivité sont tangibles et mesurables. Un des collaborateurs nous rapporte un gain de 6 heures par semaine grâce aux workflows optimisés. L’évaluation interne attribue une note de 4 sur 5 à l’amélioration globale de la productivité en gestion de projet. La réduction significative des échanges par email, remplacés par une communication centralisée dans les tâches, a également contribué à fluidifier les interactions quotidiennes.
L’impact business : améliorer la performance manufacturing grâce au work management
“L’outil a clairement permis de casser les silos et d’améliorer la transversalité. Nous avons gagné en temps, en collaboration, en transparence et en responsabilisation”, résume Nadège Baubant.
Les bénéfices de cette transformation digitale :
- Excellence opérationnelle : standardisation des pratiques à l’échelle du groupe
- Collaboration renforcée : fin des silos opérationnels
- Prise de décision accélérée : visibilité en temps réel sur tous les projets
- Gouvernance structurée : processus uniformisés et pilotage facilité
Vision future : l’IA au service de la productivité manufacturing
Manilo Manassero – Delivery Manager, Motul – partage sa vision : “L’IA est un levier d’optimisation puissant, mais son intégration doit être guidée par un besoin métier clair. Nous testions des workflows intelligents enrichis par l’IA pour automatiser les tâches à faible valeur ajoutée.”
Prochaines étapes :
- Extension à l’ensemble des contributeurs projets
- Optimisation ROI des licences Asana
- Intégration ciblée de l’IA pour les processus métier
