Groupe V and B est un acteur majeur du retail et de la distribution de boissons en France, avec des opérations multi-sites et des équipes couvrant Finance, IT, Marketing, Supply Chain, Produit, RH, Service Client et Ventes. L’adoption d’Asana a été dirigée par le Directeur Général, Antoine Porcher, et structurée autour d’experts et de champions internes pour garantir une prise en main efficace à tous les niveaux.
Le défi : Workflows fragmentés et manque de visibilité
Avant Asana, le groupe faisait face à plusieurs difficultés opérationnelles :
- Processus manuels et fragmentés entre les services, ralentissant la coordination et limitant l’efficacité.
- Suivi manuel des dossiers et faible traçabilité, augmentant le risque de retards et d’erreurs.
- Workflows limités au périmètre d’un service, freinant la collaboration inter-services et ne permettant pas de garantir qualité et efficacité.
L’objectif principal était d’améliorer la coordination entre les services, de standardiser les workflows, d’optimiser l’organisation individuelle et d’élever la qualité globale de service.
Solution & Stratégie: Gouvernance et formation pour une adoption réussie
i.DO a accompagné V and B pour mettre en place une adoption structurée d’Asana, combinant gouvernance, optimisation des workflows et formation :
Approche interne de VandB :
- Analyse des pratiques existantes et identification des cas d’usage critiques.
- Mise en place d’experts internes et création d’un comité de gouvernance Asana.
- Codification des “règles d’or” pour un usage standardisé.
Rôle d’i.DO :
- Formation structurée à deux niveaux pour champions et utilisateurs finaux.
- Support au comité pour définir les bonnes pratiques et suivre l’adoption.
- Accompagnement dans la mise en œuvre et l’optimisation des workflows standardisés dans tous les services.
Fonctionnalités et intégrations clés :
- Assignation standardisée des tâches et suivi des projets.
- Collaboration centralisée et visibilité pour toutes les équipes.
- Supervision continue et soutien via le comité Asana et les champions internes.
Exemple : un canal de communication créé directement dans Asana et animé par le Comité Asana pour partager les bonnes pratiques :
Exemple: La fonctionnalité Objectif pour intégrer et partager le projet d’entreprise et le suivi des feuilles de route par service :
Exemple : Le suivi des indicateurs de performance de l’entreprise pour un suivi à partir de Rapports
Le projet d’adoption a duré 8 mois, incluant formation, optimisation des workflows et mise en place du comité.
“i.DO nous a permis de transformer une adoption difficile en un projet structurant et enthousiasmant pour l’ensemble de l’entreprise..” — Céline Lebreton
Résultats
L’impact a été immédiat et visible :
- Engagement des équipes : Après la formation, les collaborateurs étaient plus confiants et l’outil a été adopté de manière uniforme.
- Collaboration et visibilité : Les workflows standardisés et les projets centralisés ont amélioré la communication et la coordination entre services, offrant aux managers et équipes une meilleure visibilité.
- Efficacité opérationnelle : La réduction du suivi manuel et des communications dispersées a libéré du temps pour des tâches à plus forte valeur ajoutée.
- Gouvernance et évolutivité : Le comité Asana et les règles d’or assurent une adoption homogène et des pratiques pérennes pour l’avenir.
Vision future : l’IA au service de la productivité manufacturing
L’intégration d’ASANA auprès des équipes V and B avec lesquelles j’interagis, a en priorité permis différentes actions :
- Une nouvelle structuration de nos méthodes de travail et une uniformisation des pratiques de travail. Nous avons mis en place de nombreux portefeuilles et projets communs avec les différents collaborateurs ;
- Une meilleure interaction entre les différents services avec une fluidification et une centralisation de la communication. Nous retrouvons plus facilement des informations en fonction des différents topics, surtout en cas d’absence de collaborateur ;
- Un meilleur aperçu du suivi des tâches quotidiennes ou non et donc une efficacité dans la productivité.
A la suite des différentes formations en groupe restreint avec I.Do, qui étaient très riches, nous avons pu partager au mieux tous ensemble les meilleures pratiques. Nous avons pu échanger sur nos problématiques métiers pour adapter au mieux à nos différents services.
La formation nous a permis d’acquérir des compétences supplémentaires que nous avons pu partager au reste de nos équipes, chacun à notre échelle, en fonction des personnes plus ou moins avancées sur l’utilisation d’ASANA. L’effet toile d’araignée permet de transmettre à chacun les connaissances.
Je ressens d’ailleurs un engouement des uns et des autres car en tant que référente ASANA, je suis interpellée par différents services qui cherchent de nouvelles structurations via ASANA pour une meilleure efficacité et gestion de leurs tâches.
Même si de nouvelles habitudes sont toujours à mettre en place, ASANA reste un outil pratique dans nos travaux quotidiens grâce à la centralisation et structuration des informations.
Marie-Ange Brault Domingo, Responsable Administrative Achats
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Depuis que je suis chez V AND B, la team RH fonctionne beaucoup avec Asana, mais cela s’est considérablement renforcé depuis les formations IDO de juin dernier.
À titre personnel, Asana est devenu mon tableau de bord quotidien. Il me permet de sécuriser mes tâches récurrentes pour ne plus rien laisser passer, et de piloter l’intégralité de mes projets de formation avec une vision claire sur les échéances et les livrables. Il me permet même de réaliser certains de mes indicateurs de formation.
À l’échelle du service RH, Asana est un outil indispensable pour centraliser nos échanges. Nous l’utilisons pour le suivi de toutes nos réunions et de tous nos projets transverses. Chaque membre de l’équipe accède au même niveau d’information en temps réel, et nous interagissons directement au sein des tâches, ce qui réduit considérablement le volume de mails/chats internes. En parlant des mails, nous avons relié Asana à nos boîtes mails respectives, ce qui permet de filtrer les mails et de les rediriger vers le bon interlocuteur sous forme de tâche. C’est très pratique !
Enfin, ce qui fait la force de notre utilisation actuelle, c’est que nous avons dépassé la simple « gestion de projet ». Asana est désormais un outil de communication grâce à l’utilisation des formulaires (Demandes RH, Signalement de RPS, Fiches de renseignement pour les nouveaux collaborateurs). Et ce n’est que le début, car nous avons encore plein d’aspect d’Asana que nous n’exploitons pas encore entièrement (IA, création d’indicateurs, …).
